民泊・貸別荘の「ノウハウがない運営代行会社」に見られる共通点
民泊や貸別荘を始めようと思ったとき、最初に悩むことの一つが「誰に運営を任せるか」です。
物件を購入する。
あるいは、すでに所有している物件を宿泊施設として活用する。
その後の予約管理やゲスト対応、清掃、OTA運用などを自分ですべて行うのは難しい。
そこで、運営代行会社を探します。
検索すると、たくさんの会社が出てきます。
ホームページもきれい。
SNSを見ると、たくさんの施設が紹介されている。
代表やスタッフがさまざまな媒体に登場している。
問い合わせをすると、営業担当者からすぐに連絡が来る。
説明も分かりやすい。
そして、料金を比較してみると、思っていたより安い。
「ここなら任せられそう」
そう思って契約する。
最初は、何も問題がありません。
むしろ、
「これで自分は運営のことを考えなくてよくなる」
と、安心される方も多いと思います。
ところが、実際に運営をお願いしてみると、少しずつ違和感が出てくることがあります。
連絡が以前より遅くなった。
開業準備がなかなか進まない。
許可申請の状況が分からない。
OTAへの掲載が進まない。
予約が思ったように入らない。
清掃に問題があった。
担当者が変わった。
そして、ある日気づく。
「この物件、本当に大丈夫なのだろうか」
今回は、特定の会社についてお話しするものではありません。
これまで民泊・貸別荘の運営に携わる中で見てきた、運営会社選びにおける「契約前には分かりにくいポイント」についてお話しします。
契約前は、とても良かった
運営会社を変更したいというご相談をいただいたとき、
「契約する前は、本当に良かったんです」
とおっしゃるオーナー様がいます。
問い合わせへの返信は早い。
説明も丁寧。
こちらの質問にもきちんと答えてくれる。
「全部お任せください」
と言ってくれる。
さらに、他社より初期費用も安い。
これならお願いしてみようと思うのは、自然なことです。
契約をして、鍵を渡す。
あとは開業を待つだけ。
そう思っていたところ、
「準備はどこまで進んでいますか？」
と確認する必要が出てくる。
返信が少し遅い。
また確認しないと進捗が分からない。
許可の状況を聞いても、具体的な説明がない。
撮影はいつなのか。
OTAはいつ公開されるのか。
家具や備品の準備はどうなっているのか。
気づけば、当初聞いていたスケジュールから少しずつずれている。
この時点では、まだ大きな問題には見えません。
「忙しいのかな」
「行政の手続きだから時間がかかるのかな」
そう考えて、待つこともあるでしょう。
しかし、こうした小さな違和感が積み重なっていくと、オーナー様の不安は少しずつ大きくなります。
開業準備が遅れるときに、見てほしいこと
民泊・貸別荘の開業には、多くの準備が必要です。
許認可。
消防関係。
行政との確認。
OTAの設定。
写真撮影。
料金設定。
ハウスマニュアル。
チェックイン方法。
宿泊者情報の取得。
清掃体制。
リネン。
消耗品。
鍵の管理。
ゲスト対応。
トラブル時の対応フロー。
一つひとつは細かな作業です。
ただ、これらを順番に進めていかなければ、宿泊施設は開業できません。
経験のある運営会社であれば、
「この物件の場合、まずここを確認する」
「この手続きが終わったら次はこれ」
「このタイミングで撮影をする」
など、一定の流れが整理されています。
もちろん、行政の判断や許認可など、運営会社だけではスケジュールを決められないものもあります。
重要なのは、
予定どおりに進んでいるかだけではなく、「今どこまで進んでいるのか」を説明できること。
そして、
「何が終わっていて、何が残っているのか」を明確にできること。
です。
「確認中です」
「もう少しです」
という回答が続くのであれば、オーナー様が不安になるのも当然です。
ようやく開業。ところが、今度は予約が入らない
時間はかかったものの、ようやく開業。
OTAにも掲載された。
「これで安心できる」
と思ったところで、今度は別の問題が出てくることがあります。
予約が思ったように入らない。
そこで、
「これから予約が増えるのかな」
と様子を見る。
でも、しばらく経っても状況が変わらない。
ここで確認したいのが、
**「掲載されているか」ではなく、「運用されているか」**です。
写真は競合施設と比較して魅力的なのか。
タイトルは適切なのか。
施設の特徴は伝わっているのか。
どの客層を狙っているのか。
料金設定は市場に合っているのか。
繁忙期と閑散期で価格をどう変えるのか。
直前予約にはどう対応するのか。
レビューをどう増やすのか。
インバウンドをどう取り込むのか。
予約が入らないとき、何を分析して、何を変えるのか。
「OTAに掲載すること」と「OTAを運用すること」は、まったく別です。
ここは、契約前には非常に分かりにくい部分です。
清掃の問題が起きて、初めて気づくこと
予約が入り始めると、今度は現場の問題が出てくることがあります。
「清掃が終わっていない」
「備品が足りない」
「忘れ物が残っている」
「清掃漏れがあった」
「ゲストから問い合わせが来ている」
こうした問題は、どの会社でも絶対に起こらないとは言えません。
人が関わる仕事である以上、ミスが発生することはあります。
重要なのは、
問題が起きたときに、誰が対応するのか。
そして、
同じ問題を繰り返さない仕組みがあるのか。
です。
清掃を外部の会社へ委託すること自体は、珍しいことではありません。
問題は、委託して終わりになっていないか。
清掃品質を誰が確認するのか。
問題が起きた場合、誰がゲストへ対応するのか。
現場を誰が管理するのか。
ここまで含めて運営です。
そして、担当者に連絡がつかなくなる
最初は、問い合わせをするとすぐに返信が来た。
ところが、契約してしばらくすると、
「返信が翌日になる」
「電話をしても折り返しがない」
「確認します、と言われたまま返事がない」
ということが増えてくる。
一度だけなら、忙しいのかもしれません。
ただ、それが何度も続くと、
「運営を任せているのに、自分から確認しないと何も分からない」
という状態になってしまいます。
運営代行を依頼する目的の一つは、オーナー様の負担を減らすことです。
それなのに、オーナー様自身が毎回進捗を確認し、問題を追いかけなければならないのであれば、少し違和感があります。
「担当者が辞めました」で、さらに不安になる
そして、もう一つ起こり得るのが担当者の変更です。
いつもの担当者へ連絡する。
返事がない。
会社へ確認する。
すると、
「担当者が退職しました」
と伝えられる。
そこで、
「新しい担当者は誰なのか」
「引き継ぎは済んでいるのか」
「この物件の状況を把握しているのか」
と、不安になります。
もちろん、担当者が退職すること自体は珍しいことではありません。
どの会社でも、人が入れ替わることはあります。
問題なのは、
担当者が変わっただけで、物件の運営品質まで大きく変わってしまう体制になっていないか。
ということです。
物件情報。
予約情報。
ゲスト対応履歴。
清掃情報。
設備情報。
トラブル履歴。
マニュアル。
こうした情報が会社として共有されていれば、担当者が変わっても運営を引き継ぐことができます。
反対に、
「この物件について詳しいのは担当者一人だけ」
という状態であれば、その人がいなくなったときに大きな問題になります。
民泊運営は、個人の経験だけに依存するのではなく、会社として運営できる体制があるかどうかも重要です。
契約前に見えにくい「共通点」
ここまでの話を整理すると、いくつか確認しておきたいポイントがあります。
もちろん、
SNSに力を入れている会社が悪いわけではありません。
若い営業担当者が悪いわけでもありません。
初期費用が安い会社が悪いわけでもありません。
どれも、それだけで判断できるものではありません。
ただ、
「見た目の印象」と「実際の運営力」は分けて考える必要があります。
SNSでは非常に活発に見える。
会社として勢いがあるように見える。
営業担当者はとても感じがいい。
初期費用も安い。
それでも、
「実際には誰が運営するのか」
「どんな体制なのか」
「予約が入らないとき、何をするのか」
まで聞いてみると、話が変わることがあります。
「初期費用が安い」ことだけで決めない
初期費用が安いことは、もちろん魅力です。
運営手数料が安いことも、オーナー様にとって大切な比較材料です。
だから、
「安い会社は危険」
という話ではありません。
確認してほしいのは、
「その金額で、どこまでやってくれるのか」
です。
開業準備はどこまで含まれるのか。
写真撮影は含まれるのか。
OTA設定は？
価格設定は？
ゲスト対応は？
清掃管理は？
設備トラブルは？
緊急時の対応は？
夜間は？
追加費用が発生するのはどんな場合か。
安い理由が明確で、必要な業務がきちんと含まれているのであれば、何も問題ありません。
だからこそ、
金額ではなく、業務内容と体制をセットで比較する。
これが重要です。
契約書は「疑うため」ではなく「確認するため」にある
運営代行をお願いするのであれば、契約書の内容も確認しておきたいところです。
業務範囲。
料金。
追加費用。
契約期間。
解約条件。
OTAアカウントの扱い。
売上金の流れ。
トラブル時の責任範囲。
運営終了時の引き継ぎ。
こうした内容が明確になっているか。
契約書は、相手を疑うためのものではありません。
「お互いの認識を揃えるためのもの」です。
契約前は、
「そこまで細かく確認しなくても大丈夫だろう」
と思うかもしれません。
でも、実際に運営が始まると、細かな確認事項が次々に出てきます。
だからこそ、最初に整理しておく。
長く付き合う運営会社だからこそ、大切なことです。
「実際にどんな運営をしていますか？」と聞いてみる
運営会社を選ぶときは、
「どんな会社ですか？」
だけではなく、
「実際にどのように運営していますか？」
と聞いてみることをおすすめします。
実際に運営している施設。
運営しているエリア。
担当するスタッフ。
清掃体制。
ゲスト対応。
OTAの管理方法。
価格調整。
トラブル対応。
社内での情報共有。
担当者が変わった場合の引き継ぎ。
できる範囲で具体的に説明してもらう。
SNSに載っている情報よりも、こうした話の方が運営会社を知る材料になることがあります。
たとえば、
「予約が入らないときは、何を見て改善しますか？」
という質問。
ここで具体的な答えが出てくるかどうか。
これは、かなり大切なポイントだと思っています。
私たちにも「最初は別の会社にお願いしました」というご相談があります
Found Nationにも、運営会社の変更についてご相談いただくことがあります。
以前、
「この物件の運営について相談したい」
とお問い合わせいただいたオーナー様。
何社か比較した上で、
「別の会社へお願いすることにしました」
とご連絡をいただく。
もちろん、それはオーナー様の判断です。
私たちは、必ずFound Nationを選んでいただきたいとは考えていません。
大切な不動産を預ける会社ですから、複数の会社を比較するのは当然です。
料金。
サービス内容。
担当者。
会社の体制。
それぞれを見て、納得できる会社を選んでいただく。
それが一番だと思っています。
ところが、半年ほど経った頃。
以前お問い合わせいただいたオーナー様から、
「お久しぶりです」
と連絡が来ることがあります。
「実は、運営について少し相談したくて」
そこからお話を伺うと、
「開業準備に思った以上に時間がかかった」
「担当者と連絡がつきにくい」
「清掃で問題が起きている」
「予約が思ったように入らない」
「OTAの運用状況がよく分からない」
「担当者が辞めた」
「誰に相談すればいいのか分からない」
そんな状況になっている。
そして、
「運営会社を変更したいのですが、一度相談できますか？」
というお話になります。
私たちは、その時点でまず現在の状況を整理します。
今の契約内容。
OTAの状況。
予約状況。
清掃体制。
施設の状態。
これまでの運営状況。
これから改善できること。
一つずつ確認していきます。
ただ、正直なところ、毎回少し思うことがあります。
できれば、半年後ではなく、契約する前に相談していただきたかった。
契約する前だからこそ、確認できることがあります
すでに契約してしまった後でも、できることはあります。
運営会社を変更することも、一つの選択肢です。
ただ、契約前であれば、もっと多くのことを比較できます。
「この業務は本当に必要？」
「この料金には何が含まれている？」
「実際に運営するのは誰？」
「担当者が変わったらどうなる？」
「予約が入らない場合はどうする？」
「清掃品質は誰が管理する？」
「緊急時は誰が対応する？」
こうしたことを確認した上で、
「この会社なら任せられる」
と思えるところを選ぶ。
これだけでも、契約後のギャップは減らせます。
Found Nationが大切にしているのは「契約後」です
私たちが考える宿泊施設の運営は、契約を取ることがゴールではありません。
むしろ、契約していただいたところからがスタートです。
物件の特徴を理解する。
どんなお客様に選ばれるのかを考える。
OTAでの見せ方を考える。
価格を調整する。
予約を管理する。
ゲストに対応する。
清掃を管理する。
施設を維持する。
レビューを見る。
売上を分析する。
そして、必要に応じて改善する。
宿泊施設は、掲載して終わりではありません。
運営しながら、施設の価値を高めていくものです。
だからこそ、私たちは「運営代行」という言葉だけでなく、
「その物件をどう運営していくのか」
まで考えることを大切にしています。
不動産と宿泊運営、その両方を見る
Found Nationは、不動産にも携わっています。
だからこそ、宿泊施設を単純に「一棟の物件」として見るのではなく、
不動産としての価値と、宿泊施設としての可能性の両方から考える。
それが私たちの強みです。
立地。
建物。
間取り。
設備。
周辺環境。
宿泊需要。
ターゲット。
価格。
集客。
運営。
これらはすべてつながっています。
購入前であれば、
「この物件は宿泊施設としてどうなのか」
から考えることができます。
すでに所有されているのであれば、
「この施設をこれからどう運営していくのか」
を考えることができます。
だからこそ、運営会社を選ぶ段階でも、
「実際の運営を知っている人に、一度相談してみる」
という選択肢を持ってほしいと思っています。
民泊・貸別荘の運営会社選びで、一番避けたいのは、
「もっと早く相談すればよかった」と言われる前に
「契約してから、こんなはずではなかったと気づくこと」
です。
SNSがすごい。
担当者の印象がいい。
料金が安い。
もちろん、それぞれ大切な要素です。
でも、それだけでは運営力は分かりません。
その会社が、
どんな施設を運営しているのか。
どんな体制で運営しているのか。
予約が入らないときにどう動くのか。
トラブルが起きたときに誰が対応するのか。
担当者が変わっても運営できるのか。
そして、契約内容が明確になっているのか。
そこまで見てから決めてほしいと思っています。
そして、もし今、
「この運営会社に任せて大丈夫なのだろうか」
と少しでも感じているのであれば。
契約する前に、一度ご相談ください。
まだ運営会社を決めていなくても構いません。
何社か比較していても構いません。
すでに別の会社と契約していても構いません。
Found Nationでは、現在の状況を伺いながら、
「何が問題なのか」
「何を確認すべきなのか」
「今後どうするのが良いのか」
を一緒に整理します。
運営会社を選ぶことは、単に月額費用を比較することではありません。
大切な不動産を、これから長く預ける相手を選ぶことです。
だからこそ、
「安いから」ではなく、
「すごそうだから」でもなく、
「営業担当者が感じよかったから」でもなく。
最後に見てほしいのは、
「この会社は、本当にこの物件を運営できるのか」
ということ。
半年後に、
「お久しぶりです」
と運営会社を探し直すことになる前に。
契約する前の今だからこそ、確認できることがあります。
民泊・貸別荘の運営会社選びから、Found Nationにご相談ください。
運営を始めてからも、
「ここに任せてよかった」
と思っていただけること。
それが、私たちが考える「運営を任せる」ということです。
